Om de dienst Algemeen Beleid te versterken, wensen we over te gaan tot de aanwerving van een administratief medewerker Algemeen Beleid (100% - barema 592 – weddeschaal B21). In deze functie leid je de administratieve processen van de bestuurs- en beleidsorganen van Howest in goede banen. Je rapporteert aan het diensthoofd Algemeen Beleid.

Je beseft dat je een belangrijke schakel in de administratieve processen van de dienst Algemeen Beleid bent en je inzet is navenant. Je bent nauwgezet, enthousiast en flexibel. De terugkerende beheerstaken, zoals het opvolgen van de administratie van beleidsorganen, schrikken je niet af. Je hebt oog voor detail en je bent pas tevreden als je een opdracht perfect hebt uitgevoerd. Je bent een uitstekende teamplayer, maar je kunt ook zelfstandig taken uitvoeren. Je bent collegiaal, je weet hoe je moet communiceren en wanneer discretie vereist is.

Jouw taken:

·        Je bent verantwoordelijk voor de correcte administratieve procesopvolging van de bestuurs- en beleidsorganen van Howest (Raad van Bestuur, Bestuurscomité, Managementcomité en Intern Auditcomité). De opvolging betreft o.a. de bewaking van de agenda, de administratieve opvolging van de voorbereidende stukken, het beheer van de SharePoint flows, de opvolging van beslissingsdocumenten, de opvolging van zitpenning…).

·        Je bent single point of contact voor de opvolging van het informatie- & archiefbeheer en het centraal contractenregister van Howest.

·        Je beheert het proces van opmaak jaarverslag Howest .

·        Je ziet erop toe dat de lijst handtekening- en delegatiebevoegdheid en het overzicht van de lidmaatschappen van Howest up to date en correct is.

·        Je ondersteunt de algemeen directeur in de administratieve voorbereiding en opvolging van externe overlegorganen (VLHORA en Associatie UGent).

·        Je beheert het interne communicatieplatform en de interne nieuwsbrief van Howest.

·        Je bent alert voor het signaleren van permanente optimalisatie in de administratieve processen en je draagt proactief bij aan een oplossing hiervoor.

Howest competentieprofiel:

·         Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.

·         Je bent openminded.

·         Je bent een teamplayer.

·         Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.

·         Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.

·         Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.

·         Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.

·         Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

·         Je bent goed in time management en planmatig werken.

·         Je kan goed zelfstandig werken, bent stressbestendig en wendbaar.

·         Je stelt jou discreet en loyaal op.

·         Je haalt energie uit het punctueel afwerken van administratieve flows.

·         Je neemt zelf initiatief om de processen te verbeteren.

Vereist diploma en kennis:

·        Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur met affiniteit naar administratieve procesflows.

·        Kennis van een werkomgeving in het (hoger) onderwijs en/of ervaring in een openbare instelling is een pluspunt.

·        Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands. Kennis van het Engels is een meerwaarde.

·        Je kunt werken met de MS Office pakketten.

·        Je bent bereid om relevante Howest software tools snel onder de knie te krijgen.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)  toegevoegd te worden.

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

·        Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.

·        Uitgebreide vormingsmogelijkheden.

·        Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.

·        Mogelijkheid tot telewerken.

·        Loopbaanbegeleiding en coaching.

·        woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding. 

·        Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.

·        Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.

·        Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.

·        Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.

·        Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be  en dit ten laatste op 19/01/2025. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek op maandag 27 januari vanaf 16u30 op de Algemene Diensten van Howest (Marksesteenweg 58, 8500 Kortrijk). Na een eerste selectiegesprek hoort een screening van je administratieve competenties via een praktische proef tot de mogelijkheden.

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Sanne Tanghe – diensthoofd algemeen beleid
sanne.tanghe@howest.be

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle@howest.be