Om de dienst Algemeen Directeur te versterken, wensen we over te gaan tot de aanwerving van een administratief medewerker Algemene Diensten (100% - barema 592 – weddeschaal B21). In deze functie bied je administratieve ondersteuning aan de algemeen directeur en de algemeen secretaris, die jouw directe leidinggevende wordt. Je fungeert als back-up van de directiesecretaris.
Je beseft dat je een belangrijke schakel in de administratieve processen van de dienst ALDI bent en je inzet is navenant. Je bent nauwgezet, enthousiast en flexibel. De terugkerende beheerstaken, zoals het opvolgen van de administratie van beleidsorganen, schrikken je niet af. Je hebt oog voor detail en je bent pas tevreden als je een opdracht perfect hebt uitgevoerd. Je bent een uitstekende teamplayer, maar je kunt ook zelfstandig taken uitvoeren. Je bent collegiaal, je weet hoe je moet communiceren en wanneer discretie vereist is.
Jouw taken:
· Je bent verantwoordelijk voor de correcte administratieve afhandeling van de documenten voor het managementcomité, de raad van bestuur, het bestuurscomité en het intern auditcomité van Howest (o.a. planning en bewaking van de agenda, administratieve opvolging voorbereidende stukken, beheer van de SharePoint flows, …).
· Je bent single point of contact voor de opvolging van het informatie- & archiefbeheer en het centraal contractenregister.
· Je bent verantwoordelijk voor de uitbouw en opvolging van het centraal brievenregister Howest.
· Je neemt de coördinatie voor de opmaak van het jaarverslag Howest op.
· Je ziet erop toe dat de lijst handtekening- en delegatiebevoegdheid en het overzicht van de lidmaatschappen van Howest up to date en correct is.
· Je biedt administratieve ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van het ALDI-teamoverleg.
· Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten die door de dienst ALDI geïnitieerd of opgevolgd worden.
· Je bent financieel dossierbeheer voor werking van de bestuursorganen (o.a. opvolging zitpenningen).
· Je bent alert voor het signaleren van administratieve wrevelpunten en je draagt bij aan een oplossing hiervoor, bijvoorbeeld door er een draaiboek voor op te stellen.