Om de dienst Algemeen Directeur te versterken, wensen we over te gaan tot de aanwerving van een administratief medewerker Algemene Diensten (100% - barema 592 – weddeschaal B21). In deze functie bied je administratieve ondersteuning aan de algemeen directeur en de algemeen secretaris, die jouw directe leidinggevende wordt. Je fungeert als back-up van de directiesecretaris.

Je beseft dat je een belangrijke schakel in de administratieve processen van de dienst ALDI bent en je inzet is navenant. Je bent nauwgezet, enthousiast en flexibel. De terugkerende beheerstaken, zoals het opvolgen van de administratie van beleidsorganen, schrikken je niet af. Je hebt oog voor detail en je bent pas tevreden als je een opdracht perfect hebt uitgevoerd. Je bent een uitstekende teamplayer, maar je kunt ook zelfstandig taken uitvoeren. Je bent collegiaal, je weet hoe je moet communiceren en wanneer discretie vereist is.

Jouw taken:

·        Je bent verantwoordelijk voor de correcte administratieve afhandeling van de documenten voor het managementcomité, de raad van bestuur, het bestuurscomité en het intern auditcomité van Howest (o.a. planning en bewaking van de agenda,  administratieve opvolging voorbereidende stukken, beheer van de SharePoint flows, …).

·        Je bent single point of contact voor de opvolging van het informatie- & archiefbeheer en het centraal contractenregister.

·        Je bent verantwoordelijk voor de uitbouw en opvolging van het centraal brievenregister Howest.

·        Je neemt de coördinatie voor de opmaak van het jaarverslag Howest op.

·        Je ziet erop toe dat de lijst handtekening- en delegatiebevoegdheid en het overzicht van de lidmaatschappen van Howest up to date en correct is.

·        Je biedt administratieve ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van het ALDI-teamoverleg.

·        Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten die door de dienst ALDI geïnitieerd of opgevolgd worden.

·        Je bent financieel dossierbeheer voor werking van de bestuursorganen (o.a. opvolging zitpenningen).

·        Je bent alert voor het signaleren van administratieve wrevelpunten en je draagt bij  aan een oplossing hiervoor, bijvoorbeeld door er een draaiboek voor op te stellen.

Vereiste competenties:

·        Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.

·        Je bent openminded.

·        Je bent een teamplayer.

·        Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.

·        Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.

·        Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.

·        Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.

Je hebt een attitude van levenslang leren.

Vereist diploma en kennis:

·        Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur Office Management.

·        Kennis van een werkomgeving in het (hoger) onderwijs en/of ervaring in een openbare instelling is een pluspunt.

·        Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands. Kennis van het Engels en Frans zijn een meerwaarde.

·        Je kunt werken met de standaard MS Office pakketten.

·        Je bent bereid om relevante Howest software tools snel onder de knie te krijgen.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)  toegevoegd te worden.

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be  en dit ten laatste op 30/03/2023. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek op maandag 3 april vanaf 16u30 op de Algemene Diensten van Howest (Marksesteenweg 58, 8500 Kortrijk). Na een eerste selectiegesprek hoort een screening van je administratieve competenties tot de mogelijkheden.

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Sarah Snoeck – algemeen secretaris Howest
Sarah.Snoeck@Howest.be

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle@howest.be